Guthaben zurückzahlen — der Erstattungs-Wasserfall
Warum iVENTRO zuerst über SumUp, dann bar und zuletzt über Stripe erstattet, was das kostet und welcher Anteil nicht erstattbar ist.
🧭 Wo: Backend → Payment → Wallets → Wallet öffnen → ↩ Rückerstattung · Wer: nur Administrator · Modul: Wallet
Ein Gast will sein Restguthaben zurück, eine Veranstaltung fällt aus, oder eine Aufladung war ein Versehen. In allen Fällen erstattest du aus dem Wallet-Detail heraus. iVENTRO entscheidet dabei selbst, über welchen Weg das Geld zurückfließt — das ist der „Wasserfall".
So heißt es bei dir
| Partner-Typ | Menüpunkt |
|---|---|
| Eventveranstalter, Location | Wallets |
| Sportverein, Karnevalsverein, Gewerbeverein | Guthaben |
Die Reihenfolge
iVENTRO schaut, woher das Guthaben ursprünglich kam, und zahlt über den günstigsten Weg zuerst zurück:
| Schritt | Weg | Was passiert | Kosten |
|---|---|---|---|
| 1 | SumUp (Kartenaufladung am Terminal) | Rückbuchung auf die Karte des Gastes über dein SumUp-Konto | Die Transaktionsgebühr kommt zurück |
| 2 | Bar | Das Guthaben wird ausgebucht — das Bargeld zahlt die Kasse von Hand aus | Keine |
| 3 | Stripe (Online-Aufladung) | Rückbuchung auf das Zahlungsmittel des Gastes | Die Gebühr geht verloren |
| 4 | Mollie | Rückbuchung über den Anbieter | — |
| — | Gutschrift, Admin-Buchung, Übertrag | Kein Rückweg — bleibt auf dem Wallet | — |
Der Betrag wird von oben nach unten aufgefüllt. Sind 20 € über SumUp und 10 € bar aufgeladen worden und du erstattest 25 €, gehen 20 € auf die Karte zurück und 5 € werden bar ausgezahlt.
Hinweis: Guthaben ist ein Topf. Ob der Gast das SumUp-Geld oder das Bargeld ausgegeben hat, spielt keine Rolle — der Rückweg richtet sich nur nach den Einzahlungen, nie nach dem Verbrauch.
Schritt für Schritt
- Öffne das Wallet über Wallets finden. Der Button ↩ Rückerstattung erscheint nur bei Status Aktiv und Guthaben über 0 €.
- Der Betrag ist mit dem vollen Guthaben vorbelegt. Trage für eine Teil-Erstattung einen kleineren Wert ein — mehr als das Guthaben geht nicht.
- Gib einen Grund an (Pflicht), z. B. „Veranstaltung abgesagt" oder „Kundenwunsch". Er steht später in der Historie als „Rückerstattung: …".
- Klicke auf Vorschau berechnen. Du siehst die geplanten Rückzahlungsschritte mit Betrag je Weg und einer Warnung, falls ein Teil nicht erstattbar ist.
- Klicke auf Rückerstattung ausführen und bestätige die Rückfrage. Diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen.
- Das Ergebnis zeigt „… € erstattet". Klicke auf Seite neu laden — in der Historie steht jetzt eine Rückbuchung.
Die Symbole in der Vorschau: 🔁 läuft automatisch über den Zahlungsanbieter, 💵 ist Bargeld, das die Kasse auszahlen muss, ⚠️ hat keinen Rückweg.
Was nicht erstattbar ist
Gutschriften (etwa eine Kulanz-Gutschrift aus der Kundenverwaltung), Admin-Buchungen und Überträge von einem anderen Wallet sind kein echter Zahlungseingang — dafür gibt es kein Konto, auf das Geld zurückfließen könnte. In der Vorschau steht bei solchen Anteilen „Keine Rückerstattung möglich (Gutschrift/Admin)".
Beim Ausführen wird dieser Anteil nicht ausgebucht; er bleibt als Guthaben auf dem Wallet und kann weiter an der Kasse ausgegeben werden. Erstattet wird nur, was tatsächlich eingezahlt wurde. Ist von einer Quelle nichts mehr übrig, meldet die Vorschau „… € können nicht zurückerstattet werden (keine Einzahlungsquelle mehr verfügbar)".
Voraussetzungen und Stolpersteine
- SumUp-Zugang hinterlegt? Kartenaufladungen am Terminal können nur zurückgebucht werden, wenn dein SumUp-Zugang unter Kartenterminals aktiv ist. Sonst bricht dieser Schritt mit „SumUp nicht konfiguriert" ab.
- Bar heißt wirklich bar. Der Bar-Schritt bucht nur das Guthaben aus. Das Geld muss die Kasse dem Gast tatsächlich auszahlen — notiere das im Kassenbuch.
- Teilfehler. Schlägt ein Anbieter-Schritt fehl, wird nur der erfolgreiche Teil gebucht. Der Rest bleibt auf dem Wallet, die Fehlermeldung steht im Ergebnis. Behebe die Ursache (z. B. den SumUp-Zugang) und starte die Erstattung für den Restbetrag erneut.
- Gesperrte Wallets lassen sich nicht erstatten. Erst freigeben, dann erstatten.
- Stripe kostet. Bei Online-Aufladungen behält der Anbieter seine Gebühr. Wenn du bei einer Absage viele Gäste erstattest, kalkuliere das ein.
Du siehst diesen Punkt nicht?
Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.
Stand: 2026-09-02