Gästeliste führen und Einladungen versenden

Die Gästeliste erzeugt kostenlose, nicht übertragbare Gästetickets und schickt sie per E-Mail. Sie ist gedacht für Gäste, die nicht durch den Checkout gehen: VIPs, Presse, Crew, Sponsoren, Künstler. Jedes Event hat seine eigene Liste; du erreichst sie aus der Event-Liste über Gästeliste oder aus dem Event-Formular.

Oben stehen drei Kennzahlen: Gäste gesamt (mit Aufteilung offen / eingeladen / zurückgezogen), Garderobe frei und Wallet-Gutschrift als Summe aller Guthaben.

Einen Gast hinzufügen

1. Fülle im Bereich Gast hinzufügen die Pflichtfelder Vorname, Nachname und

E-Mail aus. Pro Event darf jede E-Mail nur einmal vorkommen — sonst erscheint „Für diese E-Mail ist bereits ein Gast im Event hinterlegt."

1. Wähle optional ein Tag / Rolle: VIP, Presse, Crew, Sponsor, Künstler oder Gast.

Das Tag erscheint als Badge in der Liste und hilft am Einlass.

1. Extras nach Bedarf:
   • Wallet-Guthaben (€) — wird beim Einladen dem Gäste-Wallet gutgeschrieben, sofern

der Gast bereits ein iVENTRO-Konto mit dieser E-Mail hat.

• Garderobe frei — der Gast gibt seine Jacke kostenlos ab.
  • Parkplatz zuweisen (kostenlos) plus Kennzeichen — nur sichtbar, wenn das Modul

Parken aktiv ist. Beim Einladen wird ein kostenloser Parkplatz-Eintrag angelegt, der in die Kapazität der Zone zählt.

• Interne Notiz — nur für euch, z. B. „Kontakt über Agentur XY".
• Klicke auf + Gast hinzufügen. Der Gast steht jetzt mit Status Offen in der Liste —

es wurde noch keine E-Mail verschickt.

Einladen und versenden

Bei einem Gast mit Status Offen klickst du auf Einladen & senden und bestätigst die Rückfrage. iVENTRO stellt das Gästeticket aus, bucht die Extras und schickt die E-Mail. Die Meldung lautet „Einladung versendet."; in der Spalte Ticket steht ab jetzt die Ticketnummer, unter dem Namen der Zeitpunkt der Einladung.

Status eines Gastes

Ändern, erneut senden, zurückziehen

• Bearbeiten öffnet den Gast im Formular oben; Änderungen speichern übernimmt sie.

Bei eingeladenen Gästen ist die E-Mail-Adresse gesperrt — der Hinweis lautet „E-Mail gesperrt — Einladung zurückziehen, um sie zu ändern." Geänderte Extras werden mit dem nächsten Erneut senden übermittelt.

• Erneut senden verschickt die bestehende Einladung noch einmal, ohne ein neues Ticket

zu erzeugen — für „Mail nicht angekommen".

• Zurückziehen entwertet das Gästeticket sofort. Rückfrage: „Einladung zurückziehen? Das

Ticket wird entwertet und kann nicht mehr genutzt werden." Danach steht der Gast auf Zurückgezogen und lässt sich mit Löschen endgültig entfernen.

• Entfernen (bei offenen Gästen) löscht den Eintrag ohne weitere Folgen.

Eine E-Mail-Adresse zu korrigieren geht also in drei Schritten: Zurückziehen, Löschen, Gast neu anlegen und einladen.

Am Einlass

Gästetickets werden wie normale Tickets gescannt. Das Tag (VIP, Presse …) hilft dem Einlass-Team, den Gast richtig zu leiten. Guthaben und freie Garderobe stehen automatisch im Wallet bzw. an der Garderobe bereit — sofern der Gast sich mit derselben E-Mail in der Gäste-App anmeldet. Was der Gast dafür tun muss, steht unter Konto erstellen.

Du siehst diesen Punkt nicht?

Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.