Vertrag mit Anlagen versenden, Gegenzeichnung und Nachweis-Modi

Der Standvertrag bringt jetzt automatisch die passenden Merkblätter und Formulare mit, wird nach der Unterschrift des Standbetreibers sofort von dir gegengezeichnet, und du entscheidest je Nachweis, ob du ihn wirklich einforderst oder nur informierst. Dieser Artikel zeigt, wie du das einmalig einrichtest — den eigentlichen Versand des Vertrags beschreibt Bewerbungen prüfen, zulassen und Verträge erzeugen.

Dokumente je Veranstaltung hinterlegen

Auf der Event-Pille Dokumente hinterlegst du Merkblätter (z. B. Marktordnung, Aufbauzeiten), Behördenformulare (z. B. das Formular zur Ausschank-Anzeige) und verpflichtende Erklärungen. Jedes Dokument bekommt eine Regel, nach der iventro bei jeder Bewerbung automatisch entscheidet, ob es dazugehört:

1. Datei hochladen (PDF, JPG oder PNG, max. 10 MB).
2. Titel und optional eine kurze Beschreibung, was der Standbetreiber

damit tun soll.

1. Art wählen (Merkblatt, Formular, Erklärung, Sonstiges).
2. Beifügen-Regel aus der Tabelle oben wählen.
3. Optional Gehört zu Nachweis setzen, wenn das Dokument zu einem der

Nachweise unten gehört (rein informativ, ändert nichts an der Beifüge-Regel).

1. Hochladen.

Zutreffende Dokumente hängen ab sofort an jeder neuen Vertragsmail, stehen im Vertrags-PDF unter „Anlagen" und lassen sich über die persönliche Vertragsseite jederzeit erneut herunterladen. Deaktivieren nimmt ein Dokument aus künftigen Verträgen, bereits versendete Links funktionieren weiter. Löschen entfernt es endgültig.

Deine Unterschrift hinterlegen

Damit ein Standvertrag beidseitig unterschrieben ist, brauchst du eine Unterschrift hinterlegt — auf der Rubrik-Pille Unterschrift:

1. Name des Unterzeichners und optional die Funktion eintragen

(z. B. „Geschäftsführer").

1. Mit Finger, Stift oder Maus im Feld unterschreiben — oder stattdessen ein

Bild hochladen (PNG/JPG, max. 500 KB, mit weißem Hintergrund; ein hochgeladenes Bild hat Vorrang vor der gezeichneten Unterschrift).

1. Unterschrift speichern.

Diese Unterschrift gilt für deinen gesamten Account, nicht nur für eine Veranstaltung — du hinterlegst sie einmal. Änderst du sie später, wirkt das nicht auf bereits gegengezeichnete Verträge zurück; die bleiben unverändert.

Automatische Gegenzeichnung

Sobald ein Standbetreiber seinen Vertrag online unterschreibt, kopiert iventro deine hinterlegte Unterschrift sofort in den Vertrag — du musst nichts anklicken. Das Vertrags-PDF zeigt danach beide Unterschriften samt Zeitpunkt.

Hast du zu diesem Zeitpunkt noch keine Unterschrift hinterlegt, oder stammt der Vertrag noch aus der Zeit davor, bleibt er einseitig. Im Bewerbungsdetail und in der Vertragsübersicht erscheint dann der Knopf Gegenzeichnen, mit dem du das von Hand nachholst.

Nachweis-Modi einstellen

Bisher hat iventro jeden Nachweis (Haftpflicht, Lebensmittelhygiene, Ausschank-Anzeige, Gasprüfung, Elektro-Prüfung) gleich behandelt. Auf Einstellungen → Nachweise & Genehmigungen stellst du jetzt je Nachweis einen von drei Modi ein:

Voreingestellt ist die Betriebshaftpflicht auf Einfordern, alle übrigen Nachweise auf Nur mitteilen, „Sonstiger Nachweis" auf Nicht relevant — änderst du nichts, bleibt alles wie gewohnt.

Stellst du einen Nachweis von Einfordern auf einen anderen Modus um, entfernt iventro beim Speichern automatisch die noch offenen, leeren Anforderungen dieses Nachweises für die Veranstaltung — bereits hochgeladene oder von dir geprüfte Nachweise bleiben erhalten. Mehr zur Ampel und den einzelnen Nachweisen steht unter Nachweise und Fristen im Blick behalten.

Direkt darunter legst du fest, ob nach der Unterschrift zusätzlich eine Bestätigungsmail an den Standbetreiber geht (Default aus). Sie trägt den gegengezeichneten Vertrag als PDF; die Rechnung kommt separat aus dem ERP, siehe unten.

Vertrag und Rechnung: zwei Mails

Seit Oktober 2026 sind Vertrag und Rechnung sauber getrennt:

1. iventro schickt dem Standbetreiber den Vertrag selbst — mit dem

Vertrags-PDF, allen zutreffenden Merkblättern und Formularen und dem Link zur persönlichen Vertragsseite. Statt Bankdaten steht dort nur: „Die Rechnung erhalten Sie per separater E-Mail." Darunter folgt als eigener kleiner Absatz der Zahlungshinweis (der Platz ist erst mit Zahlungseingang reserviert, mit Frist).

1. Gleichzeitig geht der Rechnungsauftrag ans Q4M Cloud ERP. Das ERP

legt den Standbetreiber als Kunden an, falls er dort noch fehlt, stellt die Rechnung aus und mailt sie selbst — mit Bankverbindung, GiroCode und Zahlungsziel. Anhänge bekommt das ERP keine mehr, die hat der Standbetreiber ja schon mit dem Vertrag.

Auf der Rechnung steht als Titel immer Rechnung. Die Betreffzeile aus deiner ERP-Anbindung (z. B. „Standgebühr Weihnachtsmarkt …") steht als erste Zeile im Text darüber, gefolgt von Vertragsnummer und Leistungszeitraum. Pauschal berechnete Positionen tragen die Einheit PE (Pauschaleinheit).

Unter Einstellungen → Tab ERP-Anbindung kannst du einen Rechnungsabsender eintragen: die E-Mail-Adresse eines ERP-Benutzers, etwa der zuständigen Sachbearbeiterin. Die Rechnungsmail trägt dann deren Signatur aus „Mein Profil" im ERP. Bleibt das Feld leer, gilt die Signatur der Firma.

Das gilt, wenn die ERP-Automatik auf Rechnung ausstellen und sofort versenden steht (Einstellungen → Tab ERP-Anbindung, je Veranstaltung abweichend einstellbar). Bei den anderen Stufen bleibt es bei der Vertragsmail aus iventro — ohne ERP-Versand nennt sie selbst die Bankverbindung der Veranstaltung.

Nach Vertrag erzeugen siehst du, was passiert ist, zum Beispiel:

Du siehst diesen Punkt nicht?

Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.