Bewerbungen prüfen, zulassen und Verträge erzeugen

Sobald die Bewerbungsphase läuft, landen die Online-Bewerbungen im Backend. Hier entscheidest du über die Zulassung, teilst Standplätze zu, legst die Entgelt-Positionen fest und schickst den Standvertrag zur digitalen Gegenzeichnung raus.

Die Bewerbungsliste

Über die Pille Bewerbungen siehst du alle Bewerbungen der gewählten Veranstaltung, über Alle Bewerbungen in der oberen Leiste eventübergreifend alle — dann nach Veranstaltung gruppiert.

Die Filterleiste bietet Event und Status; rechts steht die Trefferzahl. Die Tabelle zeigt Standbetreiber mit Ansprechpartner, Event, Kategorie, Stand, die angeforderte Technik (Strom · Wasser · Ausschank · Gas), den Status und den Eingang.

Bewerberliste als Excel

Ganz rechts in der Pillen-Leiste der Veranstaltung steht Bewerber als Excel. Der Klick lädt genau die Liste herunter, die du gerade siehst — der Event- und der Statusfilter gelten mit. Willst du also nur die Zugelassenen, stelle den Status vorher auf „Zugelassen".

Die Datei ist eine echte .xlsx mit einem Blatt Bewerber: Firma und Ansprechpartner, E-Mail, Telefon und Mobil, Anschrift, USt-IdNr., Teilnehmergruppe, Sortiment, Standart und Standmaße, Standnummer und Bereich, die angeforderte Technik (Strom, Leistung, Wasser, Lebensmittel, Ausschank, Gas), Wünsche, interne Notizen, Eingang, Entscheidungsdatum und Entscheidungsvermerk. Dahinter folgen alle Zusatzfelder, die du im Bewerbungsformular angelegt hast — jedes als eigene Spalte, damit du in Excel danach filtern und sortieren kannst.

Praktisch für die Standzuteilung am großen Plan, die Liste fürs Ordnungsamt oder den Serienbrief an die Zugelassenen.

Statusmodell Bewerbung

Die Entscheidung triffst du im Detail einer Bewerbung im Block Entscheidung. Trage zuerst die Begründung / Vermerk ein — sie wird auditiert (Dokumentationspflicht nach § 70 GewO) — und klicke dann In Prüfung, Zulassen, Warteliste oder Ablehnen. Bei Zulassung, Warteliste und Ablehnung geht automatisch eine E-Mail an den Standbetreiber. Der Zeitpunkt der letzten Entscheidung und der Vermerk bleiben sichtbar.

Mit der Zulassung passieren zwei Dinge automatisch: iventro legt die Nachweis-Anforderungen an und berechnet die Entgelt-Positionen aus den Bewerbungsangaben vor — sofern noch keine erfasst sind.

Standnummer, Bereich und Notizen

Im Block Standzuteilung & interne Notizen trägst du Standnummer und Bereich / Zone ein und speicherst. Die Internen Notizen darunter sieht nur dein Team; sie erscheinen weder in Mails noch im Vertrag.

Entgelt-Positionen

Der Block Entgelt-Positionen ist die Rechnungsgrundlage des Vertrags.

• Sind noch keine Positionen erfasst, zeigt iventro den grünen Kasten **Berechnung aus

den Bewerbungsangaben mit Standart, Teilnehmergruppe, Maßen und Anschlüssen. Jetzt übernehmen** setzt die Zeilen ein.

• Bestehende Zeilen änderst du direkt in der Tabelle (Menge, Einzelpreis) und bestätigst

mit Übernehmen; das × entfernt eine Position.

• Hinzufügen ergänzt eine Position Aus Preisliste oder als freie Position mit

eigener Bezeichnung, Nettopreis und USt-Satz.

• ↻ Neu aus Bewerbung berechnen verwirft alle Positionen und rechnet neu — sinnvoll,

nachdem du Maße oder Teilnehmergruppe korrigiert hast.

Unter der Tabelle stehen Netto, USt und Brutto sowie der Steuerhinweis, der auch im Vertrag und im PDF erscheint.

Angaben korrigieren

Bewerbung bearbeiten oben rechts öffnet dieselbe Maske wie das öffentliche Formular, vorbelegt mit den Angaben des Bewerbers. Damit korrigierst du Teilnehmergruppe, Maße, Technik, Sortiment und Stammdaten. Zwei Dinge passieren dabei bewusst nicht: Der Standbetreiber wird nicht benachrichtigt, und die Positionen werden nicht neu gerechnet. Nach geänderten Maßen oder Gruppen also ↻ Neu aus Bewerbung berechnen nutzen.

Standvertrag erzeugen

Ein Vertrag entsteht erst nach der Zulassung und nur, wenn kein offener Vertrag existiert. Trage einen Zahlungsstichtag ein und klicke Vertrag erzeugen & versenden. iventro friert Positionen und die Teilnahmebedingungen des Events als unveränderlichen Snapshot ein und mailt dem Standbetreiber den Link zur Gegenzeichnung. Im Bestätigungsmodus (ohne Unterschrift) ist der Vertrag mit dem Versand wirksam; iventro mailt ihn mit allen Anlagen, die Rechnung kommt parallel als eigene Mail aus dem ERP — Details unter Vertrag und Rechnung: zwei Mails.

Am Vertrag stehen Ansehen und PDF, dazu Als bezahlt markieren (mit Vermerk) und Stornieren ▾. Bei eingerichteter ERP-Verbindung kommen An ERP übergeben, Rechnung erstellen und Gutschrift / Tarif ändern ▾ dazu. Löschen erscheint nur bei folgenlosen Verträgen — sonst nennt der ausgegraute Knopf den Grund, etwa „Dieser Vertrag wurde am … gegengezeichnet."

Alle Verträge einer Veranstaltung findest du gebündelt auf der Pille Verträge: Summen der unterzeichneten Verträge, davon bezahlt, und der Sammellauf, der für alle zugelassenen Bewerbungen ohne Vertrag auf einen Schlag Verträge erzeugt und versendet.

Zahlungen und ERP

Mit eingerichteter ERP-Verbindung führst du Zahlungen an einer Stelle — die andere zieht von selbst nach:

• Als bezahlt markieren in iventro bucht die Zahlung auch im ERP, über den

offenen Betrag der Rechnung (nach einer Gutschrift also nur den Rest). Der Standbetreiber bekommt vom ERP die Eingangsbestätigung. Die Rechnung steht damit im ERP auf bezahlt und taucht in keinem Mahnlauf auf.

• Zahlungen im ERP — von Hand gebucht oder per Bankabgleich — übernimmt iventro

automatisch alle 30 Minuten. Der Vertrag steht dann auf bezahlt, mit dem Vermerk „ERP: Zahlungseingang zur Rechnung …". Nimmt das ERP so eine Zahlung zurück (etwa eine geplatzte Lastschrift), ist der Vertrag in iventro wieder offen.

• Sofort abgleichen kannst du auf der Pille Verträge mit **Zahlungen mit ERP

abgleichen**. Das holt auch eine Zahlung nach, die beim Markieren nicht ins ERP kam, weil es kurz nicht erreichbar war.

Doppelt gebucht wird dabei nichts: Ist eine Rechnung im ERP schon bezahlt, bucht iventro dort keine zweite Zahlung.

Absage eines Standbetreibers

Sagt ein Standbetreiber ab, nachdem er sich beworben hat oder schon zugelassen ist, klickst du im Block Entscheidung auf Absage erfassen. Ein Vermerk ist optional; ohne ihn steht „Absage des Standbetreibers" in der Historie. Danach gilt:

• Die Bewerbung steht auf Abgesagt. Rundmails an die Zugelassenen erreichen sie

nicht mehr.

• Offene Verträge werden aufgelöst (wie unter „Vertrag stornieren"), der

Standbetreiber bekommt die Bestätigung per E-Mail. Ein stornierter Vertrag geht nie ans ERP, es entsteht also keine Rechnung.

• Liegt im ERP erst ein Rechnungsentwurf, wird er dort storniert. Eine

Rechnungsnummer wird dabei nicht verbraucht.

• Ist die Rechnung schon ausgestellt, bleibt sie stehen. Die Meldung weist darauf

hin; zum Auflösen wählst du danach am Vertrag Stornieren ▾.

Hast du versehentlich auf Absage geklickt, setzt du die Bewerbung über In Prüfung zurück. Stornierte Verträge bleiben storniert, dann erzeugst du einen neuen.

Vertrag stornieren

Stornieren ▾ am Vertrag klappt ein Formular auf. Es sagt dir vorher, was passiert, und fragt nach dem Grund — der steht später in der Mail und im Vertrag. Mit Vertrag jetzt stornieren passiert in einem Schritt:

• ERP: Zur ausgestellten Rechnung entsteht eine Gutschrift über den gesamten

Betrag (die Stornorechnung); ein Rechnungsentwurf wird verworfen. Wurde der Vertrag schon einmal per Tarifkorrektur ersetzt (siehe unten), wird nur noch der offene Rest gutgeschrieben.

• Vertrag: Er bekommt den Vermerk „Vertrag aufgelöst am … — Grund", das PDF trägt

das Wasserzeichen STORNIERT. Der Link des Standbetreibers funktioniert weiter und zeigt die Auflösung.

• Mail: Ist der Haken Standbetreiber per E-Mail informieren gesetzt, bekommt er

die Bestätigung der Vertragsauflösung mit dem gestempelten PDF. Die Gutschrift schickt das ERP als eigene Mail.

Klappt die Gutschrift im ERP nicht, bleibt der Vertrag bestehen und die Meldung nennt den Fehler — Vertrag und Buchhaltung laufen so nie auseinander. Auf der Pille Verträge fragt Stornieren den Grund direkt ab und macht dasselbe.

Gutschrift und Tarif ändern

Ist die Rechnung im ERP ausgestellt, öffnet Gutschrift / Tarif ändern ▾ am Vertrag zwei Formulare:

• Falsche Teilnehmergruppe: Typischer Fall — jemand hat sich als gewerblich

angemeldet, ist aber Privatperson oder Hobbyaussteller. Wähle die richtige Teilnehmergruppe; die Auswahl zeigt je Gruppe gleich den Erstattungsbetrag (netto). Gruppe ändern und neuen Vertrag senden erstellt im ERP die Gutschrift über die Differenz, stellt die Bewerbung auf die neue Gruppe und deren Preise um und schickt dem Standbetreiber einen neuen Vertrag, der den alten ersetzt. Der alte Vertrag wird aufgelöst und verweist auf den neuen. Eine neue Rechnung entsteht nicht: Abgerechnet wird über die bisherige Rechnung minus Gutschrift, und genau das nennt der neue Vertrag auch. Von Hand geänderte Mengen und freie Positionen bleiben erhalten.

• Gutschrift über einen festen Betrag: Nachlass oder Kulanz. Der Vertrag bleibt

unverändert bestehen.

Mit dem Haken Gutschrift vom ERP an den Standbetreiber mailen verschickt das ERP die Gutschrift direkt, so wie die Rechnung. Die Gutschrift erscheint danach im Protokoll am Vertrag. Schickst du dieselbe Gutschrift aus Versehen zweimal ab, entsteht sie trotzdem nur einmal.

Löschen und Papierkorb

Bewerbung löschen nimmt einen Vorgang aus den Listen und storniert offene Vertragsentwürfe. Gehört ein unterzeichneter Vertrag dazu, verweigert iventro das Löschen: Ein gegengezeichneter Vertrag ist Beweismittel. Storniere in dem Fall den Vertrag und ziehe die Bewerbung zurück.

Gelöschte Bewerbungen findest du über den Statusfilter Gelöschte (n) und holst sie mit Wiederherstellen zurück.

Du siehst diesen Punkt nicht?

Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.