Bewerbungen prüfen, zulassen und Verträge erzeugen
Entscheiden mit Begründung, Standnummer und Positionen setzen, Standvertrag versenden und die Zahlung vermerken.
🧭 Wo: Veranstaltungen → Standvergabe → Bewerbungen · Wer: Administrator, Mitarbeiter mit dem Recht „Standvergabe anzeigen" · Modul: Standvergabe
Sobald die Bewerbungsphase läuft, landen die Online-Bewerbungen im Backend. Hier entscheidest du über die Zulassung, teilst Standplätze zu, legst die Entgelt-Positionen fest und schickst den Standvertrag zur digitalen Gegenzeichnung raus.
Die Bewerbungsliste
Über die Pille Bewerbungen siehst du alle Bewerbungen der gewählten Veranstaltung, über Alle Bewerbungen in der oberen Leiste eventübergreifend alle — dann nach Veranstaltung gruppiert.
Die Filterleiste bietet Event und Status; rechts steht die Trefferzahl. Die Tabelle zeigt Standbetreiber mit Ansprechpartner, Event, Kategorie, Stand, die angeforderte Technik (Strom · Wasser · Ausschank · Gas), den Status und den Eingang.
Statusmodell Bewerbung
| Badge | Bedeutung | Weiter möglich zu |
|---|---|---|
| Neu (blau) | eingegangen, noch nicht angesehen | In Prüfung, Zugelassen, Warteliste, Abgelehnt |
| In Prüfung (gelb) | in Bearbeitung | Zugelassen, Warteliste, Abgelehnt |
| Warteliste (violett) | Nachrücker | Zugelassen, Abgelehnt |
| Zugelassen (grün) | Standplatz erhalten | Abgelehnt |
| Abgelehnt (rot) | abgesagt | zurück zu In Prüfung |
| Zurückgezogen (grau) | vom Standbetreiber zurückgezogen — Endzustand | — |
Die Entscheidung triffst du im Detail einer Bewerbung im Block Entscheidung. Trage zuerst die Begründung / Vermerk ein — sie wird auditiert (Dokumentationspflicht nach § 70 GewO) — und klicke dann In Prüfung, Zulassen, Warteliste oder Ablehnen. Bei Zulassung, Warteliste und Ablehnung geht automatisch eine E-Mail an den Standbetreiber. Der Zeitpunkt der letzten Entscheidung und der Vermerk bleiben sichtbar.
Mit der Zulassung passieren zwei Dinge automatisch: iventro legt die Nachweis-Anforderungen an und berechnet die Entgelt-Positionen aus den Bewerbungsangaben vor — sofern noch keine erfasst sind.
Standnummer, Bereich und Notizen
Im Block Standzuteilung & interne Notizen trägst du Standnummer und Bereich / Zone ein und speicherst. Die Internen Notizen darunter sieht nur dein Team; sie erscheinen weder in Mails noch im Vertrag.
Entgelt-Positionen
Der Block Entgelt-Positionen ist die Rechnungsgrundlage des Vertrags.
- Sind noch keine Positionen erfasst, zeigt iventro den grünen Kasten **Berechnung aus
den Bewerbungsangaben mit Standart, Teilnehmergruppe, Maßen und Anschlüssen. Jetzt übernehmen** setzt die Zeilen ein.
- Bestehende Zeilen änderst du direkt in der Tabelle (Menge, Einzelpreis) und bestätigst
mit Übernehmen; das × entfernt eine Position.
- Hinzufügen ergänzt eine Position Aus Preisliste oder als freie Position mit
eigener Bezeichnung, Nettopreis und USt-Satz.
- ↻ Neu aus Bewerbung berechnen verwirft alle Positionen und rechnet neu — sinnvoll,
nachdem du Maße oder Teilnehmergruppe korrigiert hast.
Unter der Tabelle stehen Netto, USt und Brutto sowie der Steuerhinweis, der auch im Vertrag und im PDF erscheint.
Angaben korrigieren
Bewerbung bearbeiten oben rechts öffnet dieselbe Maske wie das öffentliche Formular, vorbelegt mit den Angaben des Bewerbers. Damit korrigierst du Teilnehmergruppe, Maße, Technik, Sortiment und Stammdaten. Zwei Dinge passieren dabei bewusst nicht: Der Standbetreiber wird nicht benachrichtigt, und die Positionen werden nicht neu gerechnet. Nach geänderten Maßen oder Gruppen also ↻ Neu aus Bewerbung berechnen nutzen.
Standvertrag erzeugen
Ein Vertrag entsteht erst nach der Zulassung und nur, wenn kein offener Vertrag existiert. Trage einen Zahlungsstichtag ein und klicke Vertrag erzeugen & versenden. iventro friert Positionen und die Teilnahmebedingungen des Events als unveränderlichen Snapshot ein und mailt dem Standbetreiber den Link zur Gegenzeichnung.
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf (grau) | erzeugt, noch nicht draußen |
| Versendet — wartet auf Unterschrift (gelb) | liegt beim Standbetreiber |
| Unterzeichnet (grün) | gegengezeichnet, mit Name, Zeitstempel und Protokoll |
| Storniert (rot) | zurückgezogen — bei Bedarf neuen Vertrag erzeugen |
Am Vertrag stehen Ansehen und PDF, dazu Als bezahlt markieren (mit Vermerk) und Stornieren. Bei eingerichteter ERP-Verbindung kommen An ERP übergeben und Rechnung erstellen dazu. Löschen erscheint nur bei folgenlosen Verträgen — sonst nennt der ausgegraute Knopf den Grund, etwa „Dieser Vertrag wurde am … gegengezeichnet."
Alle Verträge einer Veranstaltung findest du gebündelt auf der Pille Verträge: Summen der unterzeichneten Verträge, davon bezahlt, und der Sammellauf, der für alle zugelassenen Bewerbungen ohne Vertrag auf einen Schlag Verträge erzeugt und versendet.
Löschen und Papierkorb
Bewerbung löschen nimmt einen Vorgang aus den Listen und storniert offene Vertragsentwürfe. Gehört ein unterzeichneter Vertrag dazu, verweigert iventro das Löschen: Ein gegengezeichneter Vertrag ist Beweismittel. Storniere in dem Fall den Vertrag und ziehe die Bewerbung zurück.
Gelöschte Bewerbungen findest du über den Statusfilter Gelöschte (n) und holst sie mit Wiederherstellen zurück.
💡 Tipp: Was der Standbetreiber von alldem sieht — Vertrag, Zahlungsstand und Nachweise —, steht in Das Standbetreiber-Portal nutzen.
Du siehst diesen Punkt nicht?
Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.
Stand: 2026-09-02