Die Standbetreiber-Datenbank pflegen
Stammdaten von Betrieben anlegen, Lücken nachpflegen, Teilnahme-Historie lesen und Standbetreiber ins Portal einladen.
🧭 Wo: Veranstaltungen → Standvergabe → Standbetreiber · Wer: Administrator, Mitarbeiter mit dem Recht „Standvergabe anzeigen" · Modul: Standvergabe
Die Standbetreiber-Datenbank ist dein Adressbuch der Betriebe: Beschicker, Aussteller, Vereine, Kunsthandwerk — alle, die bei dir schon einmal einen Stand hatten oder sich dafür interessieren. Sie ist veranstaltungsübergreifend: Ein Betrieb steht einmal drin und taucht bei jedem Markt wieder auf.
Hinweis: Dieselbe Datenbank liefert auch die Mieter für die Vermietung — dort heißt sie Firmenkunden-Datenbank. Es ist derselbe Bestand, kein zweiter Datensatz.
Die Liste
Über der Tabelle liegen zwei Filterreihen:
- Status: Alle · Interessent · Aktiv · Gesperrt.
- Nachzupflegen: Alle · Ohne E-Mail · Ohne Anschrift · Gar nicht erreichbar
— jeweils mit Zähler. Diese Sichten führen direkt zu den Datensätzen mit Lücken. Ist ein Zähler null, ist der Knopf abgeblendet.
- Das Suchfeld Suchen (Firma, Name, E-Mail, Ort) filtert die geladene Liste sofort und
lässt sich mit beiden Filterreihen kombinieren.
Die Tabelle zeigt Firma mit üblichem Sortiment, Kontakt (Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Ort), Kategorie, die Zahl der Bewerbungen und den Status. Fehlende Angaben stehen in Warnfarbe als keine E-Mail bzw. keine Anschrift.
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| Interessent (blau) | erfasst, hat noch nicht teilgenommen — Standard beim Anlegen |
| Aktiv (grün) | fester Beschicker |
| Gesperrt (rot) | erhält keine Einladungen mehr und lässt sich nicht auswählen |
| Portal ✓ (grün) | hat sich bereits am Standbetreiber-Portal angemeldet |
Einen Standbetreiber anlegen
+ Standbetreiber anlegen öffnet die Stammdatenmaske — dasselbe Fenster, das auch beim Bearbeiten erscheint.
- Stammdaten: Firma / Verein / Name (Pflicht), Ansprechpartner mit Vorname und
Nachname getrennt, E-Mail, Mobil (vor Ort) und Telefon (Festnetz).
- Anschrift: Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, USt-IdNr., Webseite.
- Einordnung: Teilnehmergruppe (Gastronomie / Imbiss / Ausschank ·
Gewerbetreibende / Handel · Kunsthandwerk · Verein / Hobbyaussteller · Sonstiges) und Status.
- Übliches Sortiment und interne Notizen.
- Anlegen bzw. Speichern.
Die E-Mail-Adresse ist optional — Bestandskontakte, die du nur telefonisch erreichst, darfst du ohne anlegen. Sie bekommen dann allerdings keine Einladungen. Gibst du eine Adresse an, muss sie gültig und im Bestand eindeutig sein; sonst kommt „Diese E-Mail-Adresse ist bereits einem anderen Standbetreiber zugeordnet."
⚠️ Achtung: Änderst du bei einem bestehenden Betrieb die E-Mail-Adresse, wird die Verknüpfung zum Standbetreiber-Portal getrennt. Das ist Absicht: Sonst behielte der bisherige Adressinhaber dauerhaft Zugriff auf Verträge und Nachweise. Der Betrieb muss danach eine neue Portal-Einladung bekommen.
Teilnahmen, Verträge und Zahlungen
Öffnest du einen bestehenden Datensatz, hängt unter den Stammdaten der Block Teilnahmen, Verträge und Zahlungen — die vollständige Historie über alle Veranstaltungen hinweg: Veranstaltung mit Jahr, Status der Bewerbung, Standnummer, Vertragsnummer mit Vertragsstatus, Betrag und Zahlungsstand. Darunter stehen die Summen Bezahlt und Offen.
Damit beantwortest du am Telefon in Sekunden, ob jemand im Vorjahr dabei war, welche Standnummer er hatte und ob die Standgebühr beglichen ist.
Ins Standbetreiber-Portal einladen
Im Portal betreiber.iventro.de sehen Standbetreiber ihre Teilnahmen, laden Verträge als PDF, zeichnen sie gegen, sehen offene Zahlungen und laden Nachweise selbst hoch. Das entlastet dich spürbar.
- In der Liste die gewünschten Betriebe anhaken — das Kästchen in der Kopfzeile setzt
alle.
- Unten auf Portal-Einladung an Auswahl senden klicken und die Rückfrage bestätigen.
Jeder Eingeladene bekommt eine Mail mit einem Anmeldelink, der 7 Tage gültig ist. Danach fordert er sich jederzeit selbst einen neuen an — die Anmeldung läuft passwortlos über die hinterlegte E-Mail-Adresse. Betriebe ohne E-Mail-Adresse und gesperrte Standbetreiber werden übersprungen; die Erfolgsmeldung nennt die tatsächliche Zahl.
Sobald sich ein Betrieb zum ersten Mal angemeldet hat, erscheint in der Statusspalte das Badge Portal ✓. Die Anleitung für deine Standbetreiber steht unter Das Standbetreiber-Portal nutzen — du kannst sie direkt verlinken.
💡 Tipp: Standbetreiber pflegen im Portal Anschrift, Ansprechpartner und Mobilnummer selbst. Firmenname und E-Mail-Adresse ändert dagegen nur du im Backend — sie sind Vertragspartei und Zugangsschlüssel.
Entfernen und Grenzen
Das × in der Zeile entfernt einen Standbetreiber aus der Liste. Die Bewerbungshistorie und bestehende Verträge bleiben erhalten — es verschwindet nur der Adressdatensatz aus der Auswahl.
Zwei Wege führen zu neuen Einträgen: das Anlegen von Hand hier und die Online-Bewerbung. Bewirbt sich ein Betrieb, der noch nicht in der Datenbank steht, legt iventro ihn automatisch mit den Angaben aus dem Bewerbungsformular an. Einladungen zur Bewerbung verschickst du nicht hier, sondern je Veranstaltung unter Einladung & Rundmail.
Du siehst diesen Punkt nicht?
Dafür gibt es drei Gründe: Das Modul ist nicht aktiviert, dir fehlt das Recht dazu, oder dein Partner-Typ hat diesen Bereich nicht. Wie du das prüfst, steht unter Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht?.
Stand: 2026-09-02